7 a § (forts.) utser vice ordförande inom sig. Mandatperioden för ledamöterna i styrelsen är, med undantag för studentrepresentanterna, tre år. Universitetsstyrelsen kan om det finns synnerliga skäl besluta om annan mandatperiod än tre år. Vidare kan universitetsstyrelsen om det finns synnerliga skäl förlänga en pågående mandatperiod med upp till sex månader åt gången. Härutöver har företrädare för personalorganisationerna närvaro-, yttrande- och förslagsrätt i styrelsen och utses på det sätt som anges i personalföreträdarförordningen (1987:1101). Sida 20 av 33 Närmare föreskrifter om utseende av styrelseledamöter och styrelsens uppdrag utfärdas av rektor. Sida 21 av 33 3 Fakulteter Fakulteterna leds av fakultetsstyrelser. Fakultetsstyrelserna är: 1. Fakultetsstyrelsen för ekonomihögskolan 2. Fakultetsstyrelsen för humaniora och teologi 3. Juridiska fakultetsstyrelsen 4. Konstnärliga fakultetsstyrelsen 5. Fakultetsstyrelsen för Lunds tekniska högskola 6. Medicinska fakultetsstyrelsen 7. Naturvetenskapliga fakultetsstyrelsen 8. Samhällsvetenskapliga fakultetsstyrelsen 3.1 Fakultetsstyrelsens ansvarsområden Fakultetsstyrelsen har ett samlat ansvar för utbildning, forskning, innovation och samverkan, kvalitets- och utvecklingsarbete, fakultetsbiblioteket, organisation, ekonomi, personal, administration samt informations- och kommunikationsfrågor inom den aktuella fakulteten. Fakultetsstyrelsen beslutar om inrättande och avveckling av institutioner och andra enheter inom fakulteten. Fakultetsstyrelsen kan, om synnerliga skäl föreligger, besluta om annan ledning för en institution/motsvarande än en styrelse. 3.2 Fakultetsstyrelsens sammansättning Fakultetens arbete ska ledas av en dekan. Dekanen är normalt fakultetsstyrelsens ordförande. Fakultetsstyrelsen kan ge valberedningen i uppdrag att även söka efter extern ordförande. Prodekanen är normalt vice ordförande i fakultetsstyrelsen. I de fall ordförande är extern är dekanen vice ordförande. I fakultetsstyrelsen ska ingå företrädare för lärare, studenter och övriga anställda samt externa ledamöter. En majoritet av ledamöterna ska vara vetenskapligt eller konstnärligt kompetenta lärare. Antalet ledamöter ska vara åtta, tolv eller fjorton, exklusive studentrepresentanter. I de fall antalet ledamöter ska vara åtta eller fjorton, exklusive studentrepresentanter, ska rektor fatta beslut om detta. Sida 22 av 33 Normalt är antalet ledamöter tolv exklusive studentrepresentanter. Ledamöterna utgörs då av dekanen, prodekanen, sex vetenskapligt eller konstnärligt kompetenta lärare, två övriga anställda och två externa ledamöter. Studenterna har rätt att vara representerade med tre ledamöter. I det fall rektor beslutar att styrelsen ska bestå av fjorton ledamöter (exklusive studentrepresentanter) utökas antalet vetenskapligt eller konstnärligt kompetenta lärare till sju och antalet externa ledamöter till tre. I övrigt är sammansättningen samma som vid tolv ledamöter. I det fall rektor beslutar att styrelsen ska bestå av åtta ledamöter (exklusive studentrepresentanter) minskas antalet vetenskapligt eller konstnärligt kompetenta lärare till fyra och antalet externa ledamöter till en samt antalet övriga anställda till en. Studenterna har rätt att vara representerade med två ledamöter. Studentrepresentanterna utses i den ordning som stadgas i 7 § studentkårsförordningen (2009:769). Mandatperioden för ledamöterna i fakultetsstyrelserna är, med undantag för studentrepresentanterna, tre år. Universitetsstyrelsen kan om det finns synnerliga skäl besluta om annan mandatperiod än tre år. Vidare kan universitetsstyrelsen om det finns synnerliga skäl förlänga en pågående mandatperiod med upp till sex månader åt gången. Om vakans i en fakultetsstyrelse uppstår och maximalt ett år av en mandatperiod återstår behöver inget fyllnadsval göras, förutsatt att en majoritet av ledamöterna (exklusive studentrepresentanter) fortfarande utgörs av vetenskapligt eller konstnärligt kompetenta lärare. Företrädare för personalorganisationerna har närvaro-, yttrande- och förslagsrätt i styrelsen och utses på det sätt som anges i personalföreträdarförordningen (1987:1101). 3.3 Dekan och prodekan Dekanen är fakultetens chef och företräder fakulteten inom och utom universitetet. Dekanen ska verka för att forskning och utbildning inom fakulteten bedrivs med hög kvalitet och främja samverkan med det omgivande samhället. Dekanen ansvarar för fakultetens löpande verksamhet och ska säkra att verksamheten bedrivs i enlighet med lag Sida 23 av 33 och förordning, kollektivavtal och andra avtal samt därmed säkerställa korrekt myndighetsutövning och att arbetsgivaransvaret upprätthålls. Dekanen har i övrigt de beslutsbefogenheter som fakultetsstyrelsen delegerat. Dekanen ska vara prefekternas/prefektens chef. Dekanen ska ha en ställföreträdare. Dekanens ställföreträdare ska benämnas prodekan. Dekan och prodekan ska vara vetenskapligt eller konstnärligt kompetenta lärare. 3.4 Utseende av dekan Dekan ska utses av rektor för en mandatperiod om tre år efter förslag genom val av de röstberättigade inom fakulteten. Universitetsstyrelsen kan om det finns synnerliga skäl besluta om annan mandatperiod än tre år. Vidare kan universitetsstyrelsen om det finns synnerliga skäl förlänga en pågående mandatperiod med upp till sex månader åt gången. Röst- och nomineringsberättigade vid val av dekan är anställda vid Lunds universitet vilkas anställning vid berörd fakultet omfattar minst 50 procent av heltid och som är förordnade tillsvidare eller har förordnande som omfattar minst två års sammanhängande anställning vid fakulteten. Kravet på minst 50 procent anställning av heltid kan frångås om syftet är att undvika eventuell diskriminering av enskilda anställda. Doktorander med doktorandanställning är inte röst- och nomineringsberättigade då de i detta sammanhang räknas som studenter i enlighet med 1 kap. 4 § HF. Utseende av dekan ska ske enligt följande: a) Fakulteten ska utse en valberedning genom allmänt val. b) Valberedningen ska lämna sitt förslag efter samråd med rektor. c) Valberedningen kan, efter beslut i fakultetsstyrelsen, söka dekan såväl inom annan fakultet än den egna som utanför Lunds universitet. 3.5 Utseende av ställföreträdare för dekan (prodekan) Ställföreträdare för dekan (prodekan) ska utses av rektor för en mandatperiod om tre år efter förslag genom val enligt punkterna a och b i 3.4 ovan. Universitetsstyrelsen kan om det finns synnerliga skäl besluta om annan mandatperiod än tre år. Vidare kan universitetsstyrelsen om det finns synnerliga skäl förlänga en Sida 24 av 33 pågående mandatperiod med upp till sex månader åt gången. Röst- och nomineringsberättigade vid val av prodekan är anställda vid Lunds universitet vilkas anställning vid berörd fakultet omfattar minst 50 procent av heltid och som är förordnade tillsvidare eller har förordnande som omfattar minst två års sammanhängande anställning vid fakulteten. Kravet på minst 50 procent anställning av heltid kan frångås om syftet är att undvika eventuell diskriminering av enskilda anställda. Doktorander med doktorandanställning är inte röst- och nomineringsberättigade då de i detta sammanhang räknas som studenter i enlighet med 1 kap. 4 § HF. 3.6 Utseende av externa ledamöter och eventuell extern ordförande Rektor utser externa ledamöter efter förslag från fakultetens valberedning. Valberedningen föreslår externa ledamöter för rektor utan val. I det fall fakultetsstyrelsen gett valberedningen i uppdrag att även söka en extern ordförande kan valberedningen föreslå en av de externa ledamöterna som ordförande. Valberedningen ska ge de röstberättigade möjlighet att yttra sig om ett sådant förslag. 3.7 Val av företrädare för vetenskapligt eller konstnärliga kompetenta lärare samt för övriga anställda i fakultetsstyrelser Företrädare för vetenskapligt eller konstnärligt kompetenta lärare ska utses genom val. Valbara är anställda vid berörd fakultet som är vetenskapligt eller konstnärligt kompetenta lärare. Röst- och nomineringsberättigade vid val av företrädare för vetenskapligt eller konstnärligt kompetenta lärare till fakultetsstyrelser är anställda vid Lunds universitet vilkas anställning vid berörd fakultet omfattar minst 50 procent av heltid och som är anställda tillsvidare eller har minst två års sammanhängande anställning vid fakulteten. Kravet på minst 50 procent anställning av heltid kan frångås om syftet är att undvika eventuell diskriminering av enskilda anställda. Doktorander med doktorandanställning är inte röst- och nomineringsberättigade då de i detta sammanhang räknas som studenter i enlighet med 1 kap. 4 § HF. Sida 25 av 33 Företrädare för övriga anställda ska utses genom val. Valbara är anställda vid berörd fakultet som inte är vetenskapligt eller konstnärligt kompetenta lärare. Röst- och nomineringsberättigade vid val av företrädare för övriga anställda till fakultetsstyrelser är anställda vid Lunds universitet, vilkas anställning vid berörd fakultet omfattar minst 50 procent av heltid och som är anställd tillsvidare eller har minst två års sammanhängande anställning vid fakulteten. Kravet på minst 50 procent anställning av heltid kan frångås om syftet är att undvika eventuell diskriminering av enskilda anställda. Doktorander med doktorandanställning är inte röst- och nomineringsberättigade då de i detta sammanhang räknas som studenter i enlighet med 1 kap. 4 § HF. 3.8 Val av valberedning och valberedningens sammansättning Inom varje fakultet väljs en valberedning som har till uppgift att bereda nomineringar samt lägga förslag till kandidater som dekan, prodekan, företrädare för vetenskapligt eller konstnärligt kompetenta lärare och externa ledamöter, varav en eventuell extern ordförande, samt företrädare för övriga anställda. Valberedningen ska bestå av lägst fem och högst nio ledamöter, exklusive studentrepresentanter. Fakultetsstyrelsen beslutar om storlek och sammansättning på valberedningen utifrån följande. Valberedningen ska bestå av företrädare för vetenskapligt eller konstnärligt kompetenta lärare, företrädare för övriga anställda samt minst två företrädare för studenterna. De vetenskapligt eller konstnärligt kompetenta lärarna ska vara i majoritet. Det är tillåtet att utse tre suppleanter till valberedningen. Studenterna deltar endast i arbetet med att bereda och lägga förslag till kandidater som dekan, prodekan samt externa ledamöter, varav en eventuell extern ordförande. Suppleanter deltar inte i valberedningens arbete mer än i de fall de träder in i ordinarie ledamots ställe. Valansvarig beslutar, med hänsyn till kön och kategori, vilken suppleant som ersätter en ledamot. Valberedningen utser sin ordförande inom sig. Härutöver får Sida 26 av 33 personalorganisationerna utse var sin företrädare, som ges närvaro-, yttrande- och förslagsrätt i valberedningen. Studentrepresentanterna utses i den ordning som stadgas i 7 § studentkårsförordningen (2009:769). Kriterier för att vara röst- och nomineringsberättigad vid val av företrädare för vetenskapligt eller konstnärligt kompetenta lärare respektive företrädare för övriga anställda i val till valberedning är desamma som vid val av ledamöter i fakultetsstyrelse, se 3.7. De röst- och nomineringsberättigade ska uppmanas nominera kandidater till ledamöter i valberedningen på initiativ från kanslichefen/motsvarande. Efter nomineringen upprättar kanslichefen/motsvarande ett förslag till valberedning och dess uppgifter, som de röstberättigade tar ställning till genom val. Kanslichefen/motsvarande ansvarar för valförrättningen. Om en person ur valberedningen nomineras till och säger sig stå till förfogande för ett av de uppdrag valberedningen bereder ska personen inte delta i valberedningens arbete med det aktuella valet. I de fall antalet ledamöter i valberedningen efter avgång understiger fem ledamöter, exklusive studentrepresentanterna, samt då majoriteten bland ledamöterna i valberedningen inte längre är företrädare för vetenskapligt eller konstnärligt kompetenta lärare ska personen avgå från valberedningen och kanslichefen/motsvarande ansvara för att fyllnadsval genomförs i de fall en suppleant inte kan träda in. 3.9 Val Val kan ske vid möte, genom poströstning, i vallokal eller genom elektroniskt förfarande. Valförfarandet ska vara så utformat att valhemligheten skyddas. Det ska vara möjligt att rösta på såväl valberedningens förslag som på egna kandidater. För att en röst ska vara giltig ska den uppta namn på så många valbara personer som valet avser. Sida 27 av 33 4 Institutioner Det som föreskrivs under punkterna 4.1 till 4.5 ska gälla även för andra motsvarande enheter vid Lunds universitet. 4.1 Institutionsstyrelse/motsvarande En institution ska ledas av en institutionsstyrelse som, inom de ramar som fakultetsstyrelsen beslutar, har ett samlat ansvar för utbildning, forskning samt kvalitets- och utvecklingsarbete. Om synnerliga skäl föreligger kan en institution ledas av en prefekt enbart eller på annat sätt, se 3.1. 4.2 Institutionsstyrelsens sammansättning Institutionsstyrelsen ska ha nio till sjutton ledamöter varav majoriteten ska vara vetenskapligt eller konstnärligt kompetenta lärare. Övriga anställda ska vara representerade. Studenterna har rätt att vara representerade med tre ledamöter. Studentrepresentanterna utses i den ordning som stadgas i 7 § studentkårsförordningen (2009:769). Prefekten är styrelsens ordförande. Företrädare för personalorganisationerna har härutöver närvaro-, yttrande- och förslagsrätt i styrelsen och utses på det sätt som anges i personalföreträdarförordningen (1987:1101). Mandatperioden för ledamöterna i institutionsstyrelserna är, med undantag för studentrepresentanterna, tre år. Fakultetsstyrelsen kan om det finns synnerliga skäl besluta om annan mandatperiod än tre år. Vidare kan fakultetsstyrelsen om det finns synnerliga skäl förlänga en pågående mandatperiod med upp till sex månader åt gången. Fakultetsstyrelsen fastställer institutionsstyrelsens närmare sammansättning. Om det föreligger särskilda skäl kan fakultetsstyrelsen besluta om undantag för antalet ledamöter och sammansättning av institutionsstyrelsen/motsvarande (2 Kap. 6 § HL). Institutionsstyrelsens ledamöter, förutom ordförande och studentrepresentanterna, utses genom val. Om vakans i en institutionsstyrelse uppstår och maximalt ett år av en mandatperiod återstår behöver inget fyllnadsval göras, förutsatt att en majoritet av ledamöterna (exklusive studentrepresentanter) fortfarande utgörs av vetenskapligt eller konstnärligt kompetenta lärare. Sida 28 av 33 4.3 Prefekt Prefekten och tillika ordföranden för institutionsstyrelsen utses av fakultetens dekan för en mandatperiod om tre år efter förslag från institutionens anställda Fakultetsstyrelsen kan om det finns synnerliga skäl besluta om annan mandatperiod än tre år. Vidare kan fakultetsstyrelsen om det finns synnerliga skäl förlänga en pågående mandatperiod med upp till sex månader åt gången. Om det föreligger synnerliga skäl kan prefekt utses av rektor efter förslag från fakultetens dekan. Som synnerliga skäl avses exempelvis omfattande budgetunderskott och/eller allvarliga arbetsmiljörelaterade svårigheter som kräver omstrukturering av verksamheten, I sådana fall utses prefekten av rektor för en period av maximalt ett år med en möjlighet till förlängning av ytterligare ett år. Prefekten ska vara en vetenskapligt eller konstnärligt kompetent lärare. 4.4 Prefekts uppgifter Prefekten är institutionens chef. Prefekten ska verka för att forskning och utbildning bedrivs med hög kvalitet inom institutionens verksamhet och verka för att främja institutionens samverkan med det omgivande samhället. Prefekten företräder institutionen inom och utom universitetet. Prefekten ansvarar för institutionens löpande verksamhet och ska säkra att verksamheten bedrivs i enlighet med lag och förordning, kollektivavtal och andra avtal samt därmed säkerställa korrekt myndighetsutövning och att arbetsgivaransvaret upprätthålls. Prefekten har i övrigt de beslutsbefogenheter som institutionsstyrelsen och fakultetsstyrelsen delegerat. 4.5 Ställföreträdande prefekt Prefekten ska ha en ställföreträdare som benämns ställföreträdande prefekt. Den ställföreträdande prefekten utses av fakultetens dekan för en mandatperiod om tre år efter förslag från institutionens anställda. Fakultetsstyrelsen kan om det finns synnerliga skäl besluta om annan mandatperiod än tre år. Vidare kan fakultetsstyrelsen om det finns synnerliga skäl förlänga en pågående mandatperiod med upp till sex månader åt gången. Sida 29 av 33 Om det föreligger synnerliga skäl kan ställföreträdande prefekt utses av rektor efter förslag från fakultetens dekan. Som synnerliga skäl avses exempelvis omfattande budgetunderskott och/eller allvarliga arbetsmiljörelaterade svårigheter som kräver omstrukturering av verksamheten, I sådana fall utses den ställföreträdande prefekten av rektor för en period av maximalt ett år med en möjlighet till förlängning av ytterligare ett år. Den ställföreträdande prefekten ska vara en vetenskapligt eller konstnärligt kompetent lärare. Sida 30 av 33 5 Studentinflytande vid Lunds universitet Vid Lunds universitet ska studenterna ha rätt att utse representanter i beredande och beslutande organ. Detta gäller med undantag för bedömning av enskilda studenters studieprestationer och handläggning av enskilda personalärenden. Dock ska studenterna vara representerade vid handläggning av personalärenden som regleras genom anställningsordningen samt i beredning av val där studenterna inte har röst- eller nomineringsrätt, om inte annat är särskilt föreskrivet. Om beslut ska fattas eller beredning ska genomföras av en enda person, ska information lämnas till och samråd ske med en studentrepresentant i god tid före beslutet eller slutförandet av beredningen (2 kap. 14 § andra stycket HF). Om studentkåren inte har utsett någon studentrepresentant ska information lämnas till studentkåren. I de fall det bedöms att synpunkter i ett ärende behöver inhämtas genom remiss till en eller flera instanser och ärendet rör verksamhet av betydelse för utbildningen eller studenternas situation, ska den studentkår vars verksamhetsområde berörs utgöra remissinstans, eller, om flera kårers verksamhetsområden berörs, remiss inhämtas från kårerna på det sätt som kårerna kommit överens om. Sida 31 av 33 6 Handläggning av ärenden 6.1 Föredragning och beslut Ärenden ska avgöras efter föredragning (20 § MF). Ärenden som ska avgöras av en person, behöver dock inte föredras, såvida denna person inte är universitetets rektor. Rektors beslut fattas normalt vid särskilt sammanträde i närvaro av förvaltningschefen eller den förvaltningschefen sätter i sitt ställe. Föredragning sker mot bakgrund av de förvaltningsrättsliga krav som ställs på ärendets beredning. Med föredragning avses att den som ansvarat för ärendets beredning och framtagande av ett skriftligt förslag till beslut personligen presenterar detta genom redovisning för den person eller de personer som ska fatta beslutet. Ordföranden för styrelsen/nämnden - i universitetsstyrelsen dock rektor - har ansvar för att ärenden bereds i enlighet med gällande författningar och universitetets egna föreskrifter. Föredragningen ska tillförsäkra styrelsen/nämnden goda förutsättningar för att fatta beslut som uppfyller de mål som har ställts upp för den verksamhet som regleras inom styrelsens/nämndens ansvarsområde. 6.2 Jäv För samtliga styrelser, nämnder och övriga beslutande och beredande organ inom Lunds universitet gäller de bestämmelser om jäv som anges i 16-18 §§ förvaltningslagen (2017:900). För all ärendehantering inom Lunds universitet gäller de bestämmelser om jäv som anges i 16-18 §§ förvaltningslagen. Den som känner till en omständighet som kan antas göra honom eller henne jävig ska omedelbart anmäla detta till myndigheten (18 § förvaltningslagen). 6.3 Protokoll Protokoll, där så erfordras, ska upprättas skyndsamt och ska, efter granskning av föredraganden, undertecknas av sekreteraren