Styrdokument doc:cf7a41fea776066f6939f4a1856d0d8a — PRESS0

PRESSNyheter · AnalysGranskning

Källa: P0lytics läsmodell för offentliga Sverige (sweden-read/1), ögonblicksbild sverige:2026-10-11:469355e6bc5e2bd1 per 11 oktober 2026, laddad 19 oktober 2026; koder enligt ontology-sweden/1 1.0.1. Underlaget kommer från Statskontoret, SCB:s myndighetsregister, Kolada, Regeringskansliet och Riksdagens författningssamling — varje relation, roll och dokument bär sin egen källa.

Källa

https://www.heby.se/download/18.3b26467617dc1ebe39ece1c3/1643206106547/Arkivreglemente.pdf

Hämtad 11 oktober 2026 · sha256 cf7a41fea776066f6939f4a1856d0d8af043294e89ab6c4c47de62ad6d21f9cc · 10 paragrafer · producent p0lytics.public-mandates

Personnummer och personers e-postadresser i texten är maskerade av P0lytics; spärrade namn är ersatta. Originalet är den rättsligt gällande texten.

Styr (1)

Hämtad sida: 1

Organisationer som styrs av Arkivreglemente

Organisationer som styrs av Arkivreglemente

	Heby	Kommun	GOVERNED_BY_DOCUMENT

Heby
Markering
Typ
Kommun
Koppling
GOVERNED_BY_DOCUMENT

1 rad

Text

§ 1Tillämpningsområde (1 och 2a §§ AL) Deta reglemente gäller för kommunalfullmäktge och kommunens myndigheter. Med myndighet avses i reglementet kommunens revisorer, kommunstyrelsen och övriga nämnder samt andra kommunala organ med självständig ställning. Reglementet gäller även för aktebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stfelser där kommunen utövar et rätsligt bestämmande infytande samt de samägda företag för vilka kommunen har arkivansvar enligt särskild överenskommelse. Vid delat ägarskap eller kommunalförbund fastställs arkivansvaret av berörda parter efer samråd med respektve arkivmyndigheter. 1

 efektviteten i förvaltningen

§ 3Organisaton och ansvar 1. Arkivmyndigheten (7-9 §§ AL) Kommunstyrelsen är arkivmyndighet. Arkivmyndigheten utövar tllsyn över at kommunens övriga myndigheter fullgör sina skyldigheter beträfande arkivbildningen och dess syfen samt över arkivvården i kommunen. Det innebär at arkivmyndigheten får förelägga övriga myndigheter at åtgärda brister som konstaterats vid inspekton. Arkivmyndigheten ger myndigheterna råd och anvisningar i arkivfrågor och utärdar riktlinjer för arkivhanteringen. 2. Kommunarkivet Kommunarkivet fnns för at planera och verkställa arkivmyndighetens uppgifer enligt deta arkivreglemente. Kommunarkivet tar emot de arkiv som överlämnats tll arkivmyndigheten och vårdar hos sig förvarade arkivbestånd samt främjar arkivens tllgänglighet och deras användning i kulturell verksamhet, forskning och i det löpande förvaltningsarbetet. Kommunarkivet skall vara rådgivande tll myndigheterna gällande frågor som rör arkiv- och informatonsförvaltning. På uppdrag av arkivmyndigheten skall kommunarkivet planera och utöva tllsyn över myndigheternas arkiv. Därefer skall resultat och uppföljning av inspektonerna rapporteras tll arkivmyndigheten. Kommunarkivet kan, i mån av plats, ta emot arkiv från enskilda arkivbildare (exempelvis föreningsarkiv, privata företagsarkiv och personarkiv) av lokalhistorisk betydelse. Kommunarkivet tar inte emot arkiv för deponi. Med deponi menas at arkivet förvaras hos och hanteras av kommunarkivet, men at informatonsägarskapet fnns kvar hos deponerade verksamhet. 3. Myndigheten (4-6 §§ AL) Varje myndighet ansvarar för at dess arkiv fram tll överlämnandet tll arkivmyndighet vårdas enligt arkivlagens bestämmelser och på det sät som föreskrivs i deta arkivreglemente. Vid organisatons- och verksamhetsförändringar inom myndigheten skall samråd ske med arkivmyndigheten (6 § AF). Varje myndighet skall, genom et formellt nämndbeslut, fastställa arkivorganisaton och ansvarsfördelning för at förvalta den informaton som hanteras i myndighetens verksamhet. Varje nämnd eller styrelse skall utse en informatonsansvarig som är yterst ansvarig för informatonsförvaltningen. Om myndigheten inte utser någon så är förvaltningschef/VD informatonsansvarig. Informatonsansvarig skall utse en, eller fera, informatonsredogörare. Arbetsuppgiferna måste kunna kombineras med ordinarie tjänst. Se bilaga för tllämpningsanvisningar, beskrivning av roller och ansvarsfördelning.

Kf 26/2021. Beslutet ersäter HebyFS: 2018:21. 3

§ 8Överlämnande av arkiv (9, 14-15 §§ AL) 1. Överlämnande tll arkivmyndighet Arkivmyndigheten övertar arkiv eller delar därav från myndigheterna i enlighet med överenskommelse eller bestämmelser i arkivlagen eller annan förfatning. I god td inför leverans skall arkivmyndigheten kontaktas. Den myndighet som planerar för överlämning behöver redogöra för arkivets volym och ungefärligt datum för planerad överlämning. Av myndighetens informatonshanteringsplan skall det framgå när handlingar får överlämnas tll arkivmyndigheten. Arkivmyndigheten skall meddela anvisningar för överlämnande av arkiv samt lämna en leveransreversal tll den levererande myndigheten. Arkivmyndigheten skall även stöta och svara på frågor vid behov. När arkivmyndigheten övertagit arkiv från annan myndighet övergår hela ansvaret för arkivet tll arkivmyndigheten. Överlämnandet sker enligt överenskommelse med arkivmyndigheten. Det är inte tllåtet at skicka handlingar med post, varken extern eller intern, utan at först stämma av deta med arkivmyndigheten. Det är heller inte tllåtet at lämna handlingarna hos någon annan avdelning eller enhet utan at deta är överenskommet. Vid överlämning gäller:  Arkivmyndigheten har ingen skyldighet at hämta myndigheters arkiv ute i verksamheterna.  Det är respektve myndighets/verksamhets ansvar at samla in och överlämna sina handlingar.  Arkivmyndigheten får uppmana kommunens myndigheter at överlämna arkiv.  Arkivmyndigheten får neka en myndighet at överlämna arkiv i de fall som överlämnandet inte följer dessa föreskrifer. Om arkivmyndigheten nekar överlämnande av en myndighets arkiv är arkivmyndigheten skyldig at skrifligt ange orsak samt lista de åtgärder som krävs för et godkänt överlämnande.  Arkivmyndigheten får även neka överlämnande tllfälligt om det inte fnns resurser at mota handlingarna. Arkivmyndigheten måste då kontakta myndigheten så snart det åter är möjligt at överlämna handlingar och meddela deta. 2. Överlämnande tll annan myndighet Om en myndighet upphör helt eller delvis överförs tll annan kommunal myndighet skall arkivet överlämnas tll den myndighet eller det organ som fortsäter verksamheten, om inget annat överenskommits med arkivmyndigheten. Annat överlämnande t.ex. tll myndighet utanför kommunen kräver stöd av lag eller särskilt beslut av fullmäktge.

4

§ 10Utlåning Utlåning av arkivhandlingar skall ske under sådana former at risk för skador eller förluster inte uppkommer. Kommunala myndigheter får låna handlingar mot kvitens. Kommunala handlingar får inte lånas ut tll personer som inte är anställda inom kommunen. Förutsätning för utlån är at utlämnandet sker enligt tryckfrihetsförordningens och sekretesslagens bestämmelse. Utlån skall vara tdsbegränsade. Deta reglemente träder i kraf den 11 maj 2021. Olof Nilsson Emma Burstedt Ordförande i kommunfullmäktge Kommundirektör 1 Kf 26/2021. Beslutet ersäter HebyFS: 2018:21. 5 Tillämpningsanvisningar – bilaga tll arkivreglemente Informatonsansvarig Informatonsansvarig bör vara en högt placerad person vid myndigheten, lämpligen med eget resursansvar för arkivfrågor. Denna roll bör förvaltningschef/VD eller motsvarande innehava. Om myndigheten inte utser någon så tlldelas rollen tll förvaltningschef/VD. Rollen innebär at ha et formellt och övergripande ansvar för myndighetens arkiv. De huvudsakliga arbetsuppgiferna är at se tll så det fnns resurser och kompetens för at hantera informatonsförvaltningen (arkivvården) på myndigheten. Informatonsansvarig skall:  Bevaka arkivfrågor och informera nämnd/styrelse och berörd personal.  Ansvara för at informatonen hanteras rät i förhållande tll informatonshanteringsplan.  Bevaka at arkivfrågor beaktas i budgetarbetet och vid upphandling av nya IT-system.  Samråda med arkivmyndigheten vid sådana förändringar i organisaton eller arbetssät som kan påverka arkivbildningen hos myndigheten, t.ex. införande av olika IT-system.  Samråda med arkivmyndigheten innan gallringsbeslut fatas.  Ansvara för at informatonshanteringsplanen och arkivbeskrivning revideras vid behov.  Samordna nämndens informatonsredogörare. Informatonsredogörare Informatonsredogöraren bör ha mycket god kännedom om myndighetens verksamhet och administratva rutner. Denna bör även ha mycket god kännedom om hur verksamheten hanterar och förvarar sin informaton. Vid en stor myndighet, eller en myndighet som har fera enheter skilda från den centrala administratonen så kan fera informatonsredogörare utses. Rollen som informatonsredogörare innebär at den personen har tll uppgif at ta hand om den löpande informatonsförvaltningen. Det innebär at personen är huvudsakligen ansvarig för det praktska arbetet med myndighetens arkiv. Det är viktgt at informatonsredogöraren har td avsat för arkivvården samt har den utbildning som behövs. Informatonsredogörare skall: • Vara kontaktperson för den egna myndigheten i frågor rörande arkiv och arkivvård. • Se tll at den egna nämndens arkivbildning sker enligt reglemente, informatonshanteringsplan och övriga styrande dokument. • verkställa/se tll at beslutad och i informatonshanteringsplanen föreskriven gallring blir verkställd. • Ordna och arkivlägga den egna myndighetens handlingar samt förbereda och verkställa/stödja verksamheten i leverans tll kommunarkivet. • Revidera informatonshanteringsplanen med stöd av arkivmyndigheten. • Uppräta arkivbeskrivning enligt mall från arkivmyndigheten. Informatonssamordnare Utser myndigheten fera informatonsredogörare kan myndigheten även utse en informatonsamordnare, deta är dock inget krav. Informatonssamordnarens roll är då at vara ”spindeln i nätet” för arkiv- och informatonshantering. Personen är då samordningsansvarig för myndighetens informatonsredogörare. 6 Fastställa arkivorganisaton Ansvarsfördelningen mellan informatonsansvarig och informatonsredogörare måste vara tydlig. Därför skall myndigheten fastställa arkivorganisatonen genom et formellt beslut. Beslutet är tll för at bestämma ansvars-, uppgifs- och rollfördelningen för myndighetens arkivvård. Deta beslut skall även fungera som instrukton tll hela myndigheten, och inte enbart för informatonsansvarig och informatonsredogörare. Det formella beslutet av arkivorganisatonen skall innehålla: Informatonsansvarig (namn och befatning) Informatonsredogörare (namn och befatning) Informatonssamordnare (om myndigheten utset sådan) (namn och befatning) Det skall framgå av dokumentet vilka arbetsuppgifer och ansvarsområden som uppdraget som informatonsansvarig respektve informatonsredogörare omfatas av. Beslutsdokumentet skall revideras vid förändringar i arkivorganisatonen eller när nya ansvarsområden tllkommer eller ändras. Beslutsdokumentet skall även utgöra bilaga tll myndighetens arkivbeskrivning. En kopia av myndighetens fastställda arkivorganisaton skall skickas tll arkivmyndigheten för kännedom. Deta gäller även när arkivorganisatonen revideras. Arkivbeskrivning Myndigheten skall beskriva sin informatonshantering i en arkivbeskrivning för at underläta insynen i organisatonen. Syfet med arkivbeskrivningen är at kunna ge allmänheten, förtroendemän och tjänstemän en överblick över myndighetens informaton och hur den används, hur myndigheten är organiserad, vilken lagstfning som reglerar verksamheten m.m. Arkivbeskrivningen skall innehålla:  Myndighetens organisaton och arbetsuppgifer.  Myndighetens och eventuella föregångares historik.  De viktgaste ärende- och handlingstyperna hos myndigheten.  Vilka register och sökingångar som fnns.  Inskränkningar i tllgängligheten genom sekretess.  Gallringsbeslut som tllämpas.  Myndighetens informatonsansvarig, informatonsredogörare och om myndigheten utset sådan, informatonssamordnare. Informatonshanteringsplan Informatonshanteringsplanen skall uppta myndighetens aktuella handlingar, hur informatonsbestånden organiseras och vilka rutner som gäller för arkivvården och gallring. Den skall innehålla informaton om handlingarnas benämning, om deras inbördes ordning, om gallringsbeslut och gallringsföreskrifer, om regler för arkivläggning och avställning, om förekomst av sekretess samt om för handlingarna lämpliga media. Planen skall hållas uppdaterad revideras vid behov. Informatonshanteringsplanen skall följa en kommunövergripande rekommendaton från arkivmyndigheten gällande klassifceringsstruktur och inkluderad handlingsinformaton. 1 Kf 26/2021. Beslutet ersäter HebyFS: 2018:21. 7